Como otimizar a gestão de tarefas e de tempo?

Seja criativa, seja eficaz, siga em frente!

Esta é talvez a pergunta e a admiração que a maioria das pessoas têm em relação a mim… e deixem-me que vos alerte que muito provavelmente ficariam cansados de acompanhar um dia meu e da descrição que farei a seguir. Curioso que na aula de mestrado do fim-de-semana passado, a professora da disciplina Gestão de Stress, dizia que cada pessoa tem um nível de stress positivo, que o limiar de tolerância difere muito em cada um…e por isso acho que sou uma pessoa, que dada a vida agitada que tenho e que me faz feliz, tenho um nível de tolerância ao stress bastante bom!

Ora, em termos de tarefas semanais o que eu tenho de gerir: trabalho no hospital 40 horas semanais, trabalhos de prestação de serviços em IPSS, consultas privadas e acompanhamentos online, mestrado à sexta e sábado e respetivos trabalhos, posts para o blogue, 5 treinos de musculação + 5 treinos de cardio semanais, página do instagram @angelacarvalho.nut.fit com conteúdos vários ao longo do dia, produção de granolas saudáveis e artesanais, gestora de compras para casa, cozinheira, mãe e namorada. E no meio de tudo, várias escapadelas ao longo do ano, como vos tenho mostrado ☺ Para as tarefas domésticas tenho ajuda, felizmente.

O que falho ainda? No descanso e em estar mais tempo com a família…são realmente tarefas que adoro, todas têm o seu cantinho especial, mas tenho vindo cada vez mais a especializar-me na gestão de tempo e tarefas e isto é uma aprendizagem contínua.

Hoje trago-vos algumas dicas de como me organizo, mas estou tentada em organizar um workshop muito prático acerca desta temática.

Em primeiro lugar ter uma boa agenda… com tanta coisa, a cabeça não dá para tudo e agendar os compromissos é fundamental. Se antes tinha uma agenda física, com tanto riscar e escrever resolvi passar a ter uma agenda digital. Pesquisei diversas aplicações e elegi o OneNote, por ser sincronizável com vários aparelhos (Ipad, Tablet, PC). Existem diversos templates gratuitos online e basta guarda-los como imagem e depois anexar na página em branco, coloca-la como fundo e escrever por cima. Têm sempre as páginas em branco que podem escrever o que quiserem, anexar fotos, imagens, tabelas, listagens com quarados que depois selecionam quando a tarefa está concluída, folhas de excel para cálculos, fórmulas…um mundo enorme de hipóteses.

Algumas páginas que poderão ser-vos úteis, para construírem a vossa agenda digital:

• Calendário anual

• Vista mensal (interessante para colocarem logo alguns compromissos do mês, aniversários e outras datas importantes)

• Vista semanal (eu gosto sempre de me organizar à semana, e esta página é a ideal para agendarem os vossos treinos, reuniões ou situações extra, ou idas às compras, por exemplo)

• Vista diária (aqui é todo um mundo de hipóteses, onde colocam tudo o que têm de fazer nesse dia, desde a preparação das marmitas, treino, tarefas domésticas, dia de lavar a roupa escura…)

• Lista de Meal Prep (existem templates muito giros onde podemos planificar a ementa semanal de casa, com as várias refeições e ao lado até a lista de compras a efectuar de acordo com as receitas)

• Lista de produtos armazenados (uma espécie de check list dos produtos que temos em stock em casa, nomeadamente carne e peixe congelados e outros alimentos, de modo aquando da planificação das ementas possamos usar os produtos que temos há mais tempo e até não fazer compras desnecessárias de produtos repetidos)

• Lista financeira (tenho uma página onde coloco todas as despesas do mês, o que me ajuda a controlar os gastos e ver se não foge da média mensal)

• Lista de prendas de Natal (já não falta muito e eu todos os anos tenho feito a listagem de pessoas que quero presentear, nem que sejam pequenas lembranças que ate faço em casa…utilidade? Ver o dinheiro que gastámos, de modo a sermos controlados e ainda de não correr o risco de repetirmos as prendas!)

• Lista de viagens a fazer (para quem gosta de viajar como eu, nem que seja pequenos fins de semana, poderá ser uma pagina útil onde vão colocando o destino e pontos de interesse a visitar, gastronomia e possíveis locais de dormida, com orçamentos e possíveis datas)

• Em todas estas páginas podem colocar links diretos de páginas que vos possam facilitar, como as páginas de descontos nos supermercados, páginas de reserva de alojamentos, de viagens…

Espero que tenha sido útil de alguma forma…de futuro farei outros posts de como me organizo no dia-a-dia…esta minha agenda é a minha base de funcionamento, segue-me para todo o lado! E por aí que tipo de agenda usam?